Politique de confidentialité

Docmava est un logiciel de gestion des rendez-vous pour les cabinets médicaux. La santé étant un domaine sensible, cette politique explique quelles données nous traitons, pour qui, pourquoi, et quels sont vos droits. Elle concerne trois publics : les visiteurs de ce site, les cabinets qui utilisent Docmava et les patients de ces cabinets.

Elle s’applique dans le respect de la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel.

• Visiteurs du site et cabinets clients : Docmava est responsable du traitement.
• Patients des cabinets : le cabinet qui vous suit est responsable du traitement. Docmava agit pour son compte, en tant que sous-traitant, et n’utilise ces données que pour rendre le service demandé par le cabinet.

Formulaire de contact. Lorsque vous demandez un essai ou un échange avec un conseiller, nous recueillons l’objet de votre demande, votre prénom, votre nom, votre adresse email, votre numéro de téléphone, la ville de votre cabinet et votre spécialité. Ces informations sont transmises par email à l’équipe Docmava, qui vous recontacte.

Mesure d’audience. Ce site utilise Google Analytics pour savoir combien de personnes le consultent et quelles pages sont lues. Google Analytics dépose des cookies et collecte des données de navigation (pages vues, durée, type d’appareil, pays approximatif). Nous ne l’utilisons pas à des fins publicitaires.

Pour ouvrir et faire fonctionner le compte du cabinet :

• Praticiens et équipe : nom, prénoms, email, téléphone, rôle dans le cabinet, spécialité, numéro d’inscription à l’Ordre et photo de profil le cas échéant.
• Cabinet : nom, adresse, ville, coordonnées, logo, horaires, tarifs, réglages des rappels et des acomptes, numéro WhatsApp Business connecté.
• Facturation : abonnement, achats de crédits SMS, paiements et retraits, avec leurs références de transaction. Docmava ne conserve pas vos codes ni identifiants de paiement.
• Sécurité : historique des connexions et des actions sensibles, pour protéger le compte et comprendre un incident.

Le cabinet enregistre dans Docmava les informations nécessaires à la gestion de vos rendez-vous :

• nom, prénoms, numéro de téléphone, quartier et ville ;
• rendez-vous passés et à venir, présences, absences, place sur la liste d’attente ;
• messages échangés avec le cabinet sur WhatsApp et SMS envoyés (rappels, confirmations, propositions de créneau) ;
• acomptes réglés par Mobile Money, le cas échéant ;
• notes que le praticien choisit d’ajouter, visibles par lui seul.

Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d’abord à votre cabinet. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettrons votre demande au cabinet concerné.

• répondre aux demandes envoyées depuis ce site et vous accompagner pendant l’essai ;
• fournir le service au cabinet : agenda, rappels, confirmations, liste d’attente, acomptes, statistiques ;
• facturer l’abonnement et les crédits SMS ;
• sécuriser les comptes et prévenir les abus ;
• mesurer la fréquentation du site pour l’améliorer.

Ces traitements reposent sur votre consentement (formulaire de contact, mesure d’audience), sur l’exécution du contrat conclu avec le cabinet, et sur nos obligations légales, notamment comptables.

Docmava ne vend pas vos données et ne les utilise pas pour de la publicité.

Nous faisons appel à des prestataires qui traitent certaines données pour notre compte, uniquement pour les besoins du service :

• WhatsApp (Meta) : envoi et réception des messages via le numéro WhatsApp Business du cabinet. Ces échanges sont aussi soumis aux conditions de WhatsApp.
• Opérateur SMS (AfrikSMS) : envoi des rappels par SMS.
• FedaPay : paiements par Mobile Money (abonnement, crédits SMS, acomptes).
• Brevo : envoi de nos emails (demandes de contact, vérification d’adresse, codes de connexion, notifications).
• Google Analytics : mesure d’audience de ce site.
• Hébergement : [Nom de l’hébergeur à compléter], pour le site, l’application, la base de données et les fichiers.

Certains de ces prestataires sont situés hors du Togo. Nous ne partageons avec eux que les données dont ils ont besoin. Nous pouvons aussi communiquer des données aux autorités lorsque la loi l’exige.

• demandes de contact : conservées dans la messagerie de l’équipe, jusqu’à 3 ans après le dernier échange, sauf si vous devenez client ;
• compte du cabinet et données des patients : pendant toute la durée de l’abonnement, puis supprimées ou restituées à la demande du cabinet, dans un délai de [À COMPLÉTER] après la fin du contrat ;
• factures et paiements : pendant la durée imposée par les obligations comptables ;
• données de mesure d’audience : [durée réglée dans Google Analytics, à compléter].

Les échanges avec le site et l’application sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe et les codes de connexion ne sont jamais conservés en clair, les accès du cabinet à WhatsApp sont chiffrés en base, et la connexion à l’application est protégée par un code à usage unique. Chaque membre de l’équipe n’accède qu’à ce que son rôle autorise.

Aucun système n’étant infaillible, nous nous engageons à informer les cabinets concernés en cas d’incident affectant leurs données.

Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les faire corriger ou supprimer, vous opposer à leur utilisation ou retirer votre consentement à tout moment. Écrivez-nous à contact@docmava.com. Si vous êtes patient d’un cabinet, la demande est traitée avec lui.

Vous pouvez également saisir l’Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP) du Togo.

Ce site dépose les cookies de Google Analytics pour la mesure d’audience. Vous pouvez les refuser ou les supprimer à tout moment depuis les réglages de votre navigateur ; le site reste entièrement utilisable. L’application Docmava utilise en outre un cookie de session, indispensable pour rester connecté.

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de changement important, nous en informerons les cabinets clients.

Pour toute question sur vos données personnelles : contact@docmava.com.